Deze verklaring geldt vanaf 25 mei 2018
Uw privacy is belangrijk voor ons. We informeren u daarom graag over ons nieuwe privacy statement. We hebben deze verklaring opgesteld vanwege de nieuwe Europese privacywetgeving (AVG). Dit privacy statement informeert u onder andere over:
- De gegevens die wij van u verzamelen en voor welke doeleinden wij deze gebruiken;
- De maatregelen die wij hebben genomen om uw persoonlijke informatie te beveiligen;
- Welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonlijke gegevens en hoe u deze rechten kunt uitoefenen.
Inleiding
Dit is de privacyverklaring van Identity Consulting B.V. (hierna “IDCO” of “wij”). IDCO is statutair gevestigd op Ijburg in 1087 KB Amsterdam aan de Lisdoddelaan 137. Het Kamer van Koophandel-nummer van Identity Consulting B.V. is: 33275054. IDCO is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.
In deze verklaring leggen wij uit wat ons algemene beleid is ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens. Wij beschrijven welke persoonsgegevens we van u verwerken, hoe we uw privacy waarborgen en welke rechten u heeft.
Deze verklaring heeft betrekking op gegevens die wij verwerken van klanten, leveranciers en overige relaties van IDCO.
Wat is het algemene privacy beleid van IDCO?
- IDCO stelt de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens voorop en gaat zorgvuldig met uw persoonsgegevens om.
- IDCO deelt uw gegevens alleen met partijen die zij inschakelt voor de levering van haar diensten en met partijen waarmee zij gegevens moet delen op basis van een wettelijk verplichting.
Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens en hoe komen we hieraan?
IDCO verwerkt uw persoonsgegevens omdat u:
- gebruik maakt of wil gaan maken van haar diensten;
- Uw gegevens invult of achterlaat via gangbare kanalen, zoals e-mail, website of per telefoon;
- een zakelijke relatie met IDCO hebt.
De meeste gegevens die we van u verzamelen levert u zelf aan.
Voor welke doelen verzamelen we uw persoonsgegevens?
IDCO verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Communicatie. We gebruiken uw contactgegevens om contact met u op te kunnen nemen als dat noodzakelijk is.
- Acquisitie. Om IDCO onder de aandacht te brengen bij potentiële klanten.
- Uitvoeren contract. Als u klant of leverancier bent van IDCO dan verwerken wij uw gegevens voor de voorbereiding, totstandkoming en uitvoering van de overeenkomst.
- Wet- en regelgeving. We verwerken uw persoonsgegevens indien we daartoe op grond van wet- en regelgeving toe verplicht zijn.
Wat zijn de grondslagen voor de verwerkingen?
Wij verwerken uw gegevens omdat wij deze gegevens nodig hebben voor het aangaan of het uitvoeren van de overeenkomst met u, omdat wij een wettelijke verplichting hebben, u daartoe toestemming hebt verleend of omdat wij daar een gerechtvaardigd belang voor hebben.
Als u IDCO toestemming heeft gegeven om voor bepaalde doelen uw persoonsgegevens te verwerken, dan kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken op dezelfde wijze als waarop u deze heeft verstrekt.
Om welke processen draait het en welke persoonsgegevens verzamelt IDCO?
IDCO verwerkt uw persoonsgegevens bij verschillende processen. Hieronder treft u een
overzicht aan van de belangrijkste processen.
1. Contact / e-mail / website
Bij IDCO kunt u terecht voor al uw vragen, opmerkingen en klachten over de dienstverlening van IDCO en uw aankopen.
Soms zal IDCO uw vragen bepaalde gegevens te verstrekken zodat wij u goed van dienst kan zijn (bijvoorbeeld informatie over uw organisatie of uw klant). In sommige gevallen zal het nodig zijn om uw gegevens te delen met derden, bijvoorbeeld leveranciers van drukwerk of online marketing.
2. Acquisitie
IDCO kan u per post rechtstreeks benaderen om klant bij haar te worden. IDCO maakt hiervoor onder meer gebruik van bestanden die zij koopt van derde partijen. Als hier sprake van is, zal IDCO onderzoeken of de gegevens rechtmatig zijn verkregen en de herkomst van de gegevens melden. IDCO maakt soms ook gebruik van andere communicatiekanalen. We houden daarbij rekening met de relevante (spam)wetgeving. Aanmelden als nieuwe klant kan per telefoon, per e-mail en per post.
3. Bezorgservice
Klanten kunnen ervoor kiezen de (online) aankopen die zij bij IDCO doen te laten bezorgen. We gebruiken hiervoor de gegevens die in onze klantendatabase staan of andere gegevens die door u zijn opgegeven. Behalve voor de bezorging, gebruiken we uw gegevens om met u te kunnen communiceren over de bestellingen.
4. Inkoop / leveranciers
IDCO verwerkt persoonsgegevens van haar leveranciers die nodig zijn voor de inkoop van producten en de uitvoering van het overeenkomsten met de leveranciers. De gegevens die IDCO verwerkt van haar leveranciers verwerkt zijn de namen en contactgegevens van de contactpersonen en overige gegevens indien dit in een specifiek geval nodig is.
Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
IDCO bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wat houdt dat concreet in?
Klantgegevens
Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang u klant bent van IDCO. Als u de klantrelatie beëindigt, bewaart IDCO maximaal een jaar uw gegevens met uitzondering van die gegevens waarvoor een wettelijke verplichting bestaat. Dit geldt bijvoorbeeld voor facturen.
Leverancier gegevens
Uw persoonsgegevens worden bewaard zolang we zaken doen of zolang u onze
contactpersoon bent voor de leverancier en zo lang als we daartoe verplicht zijn op grond van de wet.
Delen we uw gegevens?
IDCO kan uw gegevens delen met door ons ingeschakelde derden zoals drukkerijen, email- en postverwerkers. We delen deze gegevens uitsluitend om te kunnen voldoen aan onze contractuele verplichtingen of ten behoeve van direct marketingdoeleinden.
Wanneer wij uw gegevens met derden delen, leggen wij die derden de verplichting op om uw persoonsgegevens goed te beschermen. IDCO verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden. Verder deelt IDCO uw gegevens alleen aan andere dan de hierboven genoemde partijen als zij daartoe wettelijk verplicht is. Als wij derde partijen inschakelen die zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER) nemen we daar waar nodig extra maatregelen.
Hoe beveiligen wij uw gegevens?
Wij beveiligen uw gegevens om te voorkomen dat deze verloren gaan of in de verkeerde handen vallen. Enkele van de maatregelen die wij treffen zijn:
- onze software is geüpdatet en we maken gebruik van een firewall;
- toegang tot elektronische systemen is beveiligd;
- alleen bevoegde personeelsleden hebben toegang tot uw persoonsgegevens; en,
- we sluiten overeenkomsten af met derden die in onze opdracht uw persoonsgegevens verwerken waardoor uw privacy wordt gewaarborgd.
Welke rechten heeft u met betrekking uw persoonsgegevens?
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door IDCO. Ook heeft u in sommige gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar hans@identityconsulting.nl.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, dit zijn de twee of drie regels onderaan het voorblad van het paspoort of aan de achterkant van een ID-kaart), ID-nummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Wij zullen beoordelen of we gehoor moeten en kunnen geven aan uw verzoek. We reageren hier zo snel mogelijk op.
Indien u klachten heeft over onze gegevensverwerking, dan verzoeken wij u dit zo snel mogelijk bij Identity Consulting B.V. te melden. Uiteraard hopen we hier samen uit te komen.
Daarnaast bestaat de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.
Wat als het privacybeleid van IDCO wijzigt?
De regels rondom de bescherming van persoonsgegevens en onze diensten kunnen veranderen. Wij behouden ons dan ook het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. De meest actuele privacyverklaring is opvraagbaar via hans@identityconsulting.nl. Deze verklaring is voor het laatst gewijzigd op 25 mei 2018.
